Buchführung

Mit der Buchführung behält man den Überblick über die Finanzen des Geschäfts. Hier gilt der eiserne Grundsatz, dass die Buchhaltung übersichtlich, nachvollziehbar und natürlich richtig sein muss. Mit der Buchführung zeichnet man die Finanzen des Geschäfts auf. Je nachdem, ob man kaufmännisch Buch führt, das ist die doppelte Buchführung, oder nur eine Einnahme-Überschuss-Rechnung erstellt, muss man strenge oder weniger strenge Grundsätze beachten.


1. Die Buchführung für Freiberufler und Kleingewerbetreibende

Eine der großen Vorteile der Freiberufler besteht in der Befreiung von der kaufmännischen Buchführungspflicht. Die Freiberufler müssen daher keine doppelte Buchführung haben und auch keine jährlichen Bilanzen erstellen. Das bleibt so, selbst wenn Freiberufler oder Freiberufler-GbRs Millionen verdienen sollten.

Auch Kleingewerbetreibende müssen keine doppelte Buchführung haben oder bilanzieren. Das sind Menschen, die einen geringeren Jahresumsatz als € 350.000 (bis 2003: € 260.000) und einen geringeren Jahresgewinn als € 30.000 (bis 2003: € 25.000) haben. Wer unter beiden Grenzen bleibt und auch nicht in das Handelsregister als Kaufmann eingetragen ist, der braucht keine Bücher im kaufmännischen Sinne zu führen.

Freiberufler und Kleingewerbetreibende können ihre Gewinne im Wege der einfachen Einnahmen- Überschuss-Rechnung ermitteln. Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung muss ein Mindestmaß an Ordnung aufweisen. Insbesondere müssen die Belege mit geordnet gesammelt werden. Es reicht nicht aus, die Belege unsortiert einfach nur in der zeitlichen Reihenfolge hintereinander zu heften oder gar in den beliebten Zettelkasten zu legen. Eine sachliche Zuordnung muss schon vorgenommen werden, wer das nicht macht nicht, dem kann das Finanzamt unter Umständen sogar einen Teil der Betriebsausgaben streichen. Ab dem Jahr 2004 muss die Einnahme-Überschussrechnung auf einem Formular (Einnahmeüberschussrechnung – EÜR) erstellt werden. Für das Jahr 2003 bleibt noch alles beim alten. Den Vordruck kann man sich als pdf z.B. bei der IHK Hannover runterladen. Man findet dort ebenfalls eine Anleitung zum Ausfüllen.

Freiwillig dürfen Freiberufler und Kleingewerbetreibende aber immer doppelt Buch führen und bilanzieren.


Folgende Organisation der Belegsammlung ist empfehlenswert:

· Heftet die Belege, also die Quittungen und Rechnungen, möglichst bald ab.

· Trennt die Belege nach Sachgebieten, wie z.B. Miete/Strom, Telefon, Porto etc.

· Trennt zwischen Einnahmen mit 16% USt und 7% USt

· Heftet die Belege innerhalb der Sachgebiete in zeitlicher Reihenfolge ab

· Fertigt für jeden Sachbereich eine gesonderte Übersicht der einzelnen Vorgänge.


Ein einfacher Weg ist z.B. in einem Ordner die Sachgebiete durch Trennblätter zu trennen und alle Belege in den Sachgebieten zeitlich hintereinander zu heften. Direkt hinter das Trennblatt kann man eine Blankotabelle für das Sachgebiet heften und alle Belege dort übersichtlich eintragen. Dann hat man recht schnell einen kompletten Überblick über den Stand der Finanzen.

Bei der Einnahmeüberschussrechnung kommt es auf den tatsächlichen Geldfluss an. Die Rechnung, die mir mein Kunde schon seit langem verspricht auszugleichen, kann ich als Gewinn erst dann verbuchen, wenn das Geld tatsächlich bei mir eingeht. Das gleiche gilt auch für die Ausgaben. Auch wenn ich mir Geld für eine größere Anschaffung zur Seite gelegt habe und das Geld dafür fest verplane, liegt noch so lange keine Ausgabe vor, so lange das Geld auf meinem Konto ist. Erst mit der Abbuchung liegt eine Ausgabe vor, die ich als Kosten verbuchen kann.

Die Einnahmeüberschussrechnung wird auch „4-3-Rechnung“ genannt. Das kommt daher, dass in § 4 Abs. 3 EStG (Einkommensteuergesetz) die Einnahmeüberschussrechnung geregelt ist.

Man kann die Buchführung natürlich auch mit einem PC-Programm fertigen. Es gibt eine Reihe von Programmen, hört Euch einfach um, welche Erfahrung Kollegen damit gemacht haben. Ein solches Programm hat noch den weiteren Vorteil, dass damit auch die Zahlen für die Umsatzsteuervoranmeldung schnell ermittelt werden. Meistens kann man mit diesen Programmen auch die Umsatzsteuervoranmeldung direkt ausrechnen lassen.

Teuer, allerdings auch recht bequem ist es, die Buchführung von seinem Steuerberater durchführen zu lassen.


2. Die doppelte Buchführung der Kaufleute

Zur doppelten Buchführung, sind alle im Handelsregister eingetragene Kaufleute verpflichtet. Das sind alle Kapitalgesellschaften automatisch, z.B. eine GmbH. Das gilt auch für die kaufmännischen Personengesellschaften wie OHG und KG. Auch diese Gesellschaften müssen immer im Handelsregister eingetragen werden.

Einzelunternehmer und auch Gesellschaften bürgerlichen Rechts (GbR) können sich freiwillig in das Handelsregister eintragen lassen. Durch den Eintrag ins Handelsregister wird der Einzelkämpfer zum Einzelkaufmann, die GbR wird zur OHG. Dadurch sind beide dann zwingend buchführungs- und bilanzierungspflichtig.

Aber nicht nur die Eintragung in das Handelsregister verpflichtet zur kaufmännischen Buchführung. Wer als Einzelunternehmer oder GbR (es werden die Einnahmen und Gewinne aller Gesellschafter zusammengezählt), eine gewisse Größenordnung überschreitet, muss ebenfalls wie ein Kaufmann Buch führen und bilanzieren. Das bestimmt die steuerliche Abgabenordnung. Wer aus seiner selbständigen Tätigkeit im Kalenderjahr mehr als € 260.000,00 umsetzt oder mehr als € 25.000,00 Gewinn erwirtschaftet, wird bald von seinem Finanzamt die Mitteilung erhalten, dass ab dem Folgejahr die doppelte Buchführung und die Pflicht zur Bilanzierung ansteht. Das heißt umgekehrt, dass man ruhig eine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung machen kann bis man eine Nachricht vom Finanzamt bekommt, dass ab dem nächsten Jahr die doppelte Buchführung ansteht. Spätestens dann rate ich einen Steuerberater auszusuchen, denn wer sich mit der kaufmännischen Buchführung nicht auskennt, macht schnell Fehler.

Der Gewinn für Kaufleute ist der Unterschiedsbetrag zwischen dem Betriebsvermögen am Schluss des (laufenden) Wirtschaftsjahres und dem Betriebsvermögen am Schluss des vorangegangenen Wirtschaftsjahres, vermehrt um den Wert der Entnahmen und vermindert um den Wert der Einlagen. Das heißt kurz gesagt, es wird bei der Bilanz versucht, den tatsächlichen Wert des Unternehmens zu einem bestimmten Stichtag zu ermitteln. Dies ist der große Unterschied zur Einnahmenüberschussrechnung, dort wird lediglich betrachtet, welche Einnahmen und Ausgaben geflossen sind. Für den Versuch über die Bilanz den Unternehmenswert zu einem Stichtag darzustellen gibt es eine große Reihe von Gestaltungsmöglichkeiten, die sich einem nicht immer mit dem gesunden Menschenverstand erschließen. Daher rate ich niemanden ohne gute fachliche Kenntnisse alleine die doppelte Buchführung oder die Bilanz zu versuchen. Bei einem jährlichen Umsatz von € 260.000,00 werden sich die monatlichen Buchführungskosten (doppelte Buchführung) beim Steuerberater in etwa um € 250.00 bewegen. Darin enthalten ist allerdings noch nicht der Jahresabschluss.

Die weiteren Einzelheiten, wie eine doppelte Buchführung funktioniert, können hier nicht erklärt werden. Das Thema ist zu umfangreich für diesen Ratgeber.


Die Buchführung muss richtig sein

Da die Buchführungsunterlagen insbesondere für die Bemessung der Steuer von großer Bedeutung sind, besteht eine strenge Haftung dafür, dass die Buchführung auch ordentlich ist. Die Verantwortung dafür, das die Buchführung auch tatsächlich korrekt ist, wird man nicht los. Verantwortlich ist selbstverständlich der Einzelunternehmer. In der GbR/OHG sind es alle Gesellschafter. Bei der GmbH sind es alle Geschäftsführer und bei der KG ist es der persönlich haftende Gesellschafter, der Komplementär. Man kann sich nicht damit entschuldigen, dass ein anderer Gesellschafter oder Geschäftsführer


3. Aufbewahrungsfristen:

Belege und andere Geschäftsunterlagen darf man nicht sofort wegwerfen. Jeder Unternehmer muss seine geschäftlichen Unterlagen aufbewahren. Je nach dem, um was es sich für Unterlagen handelt, muss er sie sechs oder zehn Jahre lang aufheben.

10 Jahre muss man aufbewahren:

· Geschäftsbücher
· Inventarverzeichnisse
· Eröffnungsbilanzen
· Jahresabschlüsse


6 Jahre muss man aufbewahren:

· Geschäftsbriefe
· Angebote
· Verträge
· Belege (Rechnungen etc.)

Ein recht umfangreiches Verzeichnis einzelner Geschäftsunterlagen mit der entsprechenden Aufbewahrungsfrist findet man z.B. auf der Homepage der IHK Köln

4. Steuern und Buchführung, selber machen oder nicht?


Für viele E-Lancer und gerade die Existenzgründer stellt sich die Frage, ob man die Buchhaltung und die Steuererklärungen selber machen soll. Es gibt für diese Frage keine allgemeingültige Antwort. Es muss jeder für sich selbst feststellen, ob er sich das zutraut.

Unterstützung bei der Erstellung von Steuererklärungen bieten mittlerweile eine ganze Reihe von Softwareprogrammen. Allerdings sehen auch diese Programme ein Mindestmaß an steuerlicher Grundbildung voraus. Die größere Schwierigkeit bei der Ausfüllung von Steuererklärungen ist in der Regel nicht die Frage, welche Summe in welche Spalte gehört. Diese Frage kann ich mir recht schnell erschließen, vor allen Dingen mit Hilfe der einschlägigen Steuersoftware. Schwierig wird es sicherlich beim Jahresabschluss. Wer damit keinerlei Erfahrung hat, dem rate ich, mindestens für den ersten Jahresabschluss einen Steuerberater zu beauftragen. Der Steuerberater wird mit mir dann den Jahresabschluss besprechen und in diesem Zusammenhang kann ich den Steuerberater auch fragen, ob und welche Besonderheiten für mein Unternehmen bestehen. Ändert sich das Geschäft im nächsten Jahr nicht besonders und fallen auch keine besonderen Geschäfte an, so kann ich mich immer noch entscheiden, ob ich mir zutraue, den Jahresabschluss für das folgende Jahr selbst zu machen oder wieder den Steuerberater zu beauftragen. Natürlich kann man sich dies auch alles selbst erschließen, allerdings besteht dann auch das Risiko, teure Fehler zu machen.

Auf jeden Fall einen Steuerberater sollte man beauftragen, wenn man bilanzieren muss. Die doppelte Buchführung und die Jahresabschlussbilanz empfehle ich ohne die einschlägigen Kenntnisse nicht selbst zu machen. Dies gilt schon wegen der vielen steuerlichen Gestaltungsmöglichkeiten, die der Steuerberater im Gegensatz auch zum etwas geschulteren Laien kennen sollte.

Wie finde ich den richtigen Steuerberater?

Steuerberater gibt es wie Sand am Meer. Ein Blick ins Brachenbuch zeigt, wie viele Steuerberater es gibt. Allerdings kann ich von der Größe der Anzeige und dem Wohlklang des Namens nicht auf die Qualität schließen. Rankinglisten gibt es auch keine zuverlässigen, also bleibt einem nur die Möglichkeit, andere Menschen nach einer Empfehlung zu fragen.

Der Gewinn, den mein Unternehmen abwirft, bestimmt nicht nur meinen Lebensstandard, sondern auch die Höhe der zu zahlenden Steuern. Die Einkommen- bzw. Körperschaftssteuer und die Gewerbesteuer richten sich nach dem jährlichen Gewinn. Einmal im Jahr muss für die Steuer eine Gewinnermittlung vorgenommen werden.