Die Mahnung

Viele kennen es leider, die Rechnung ist schon lange raus und der tägliche Blick auf den Kontoauszug zeigt nur Abbuchungen. Die Zahlungsmoral vieler Kunden ist nicht gut, das liest man nicht nur, sondern muss es allzu oft selbst erleben. Nach einer Schätzung des EU-Parlaments gehen etwa ein Viertel aller Insolvenzen junger Unternehmen im EU-Gebiet auf verspätete Zahlungen zurück.


Was kann ich tun, wenn eine Rechnung nicht bezahlt wird und wie kann ich dieses Risiko verringern?

Es wird immer noch empfohlen, den Ausgleich von offenen Rechnungen mit einem Erinnerungsschreiben und danach mit drei Mahnungen anzufordern. Viele glauben auch, dass sie das müssen. Das ist definitiv falsch! Dem Kunden vier mal (ein Erinnerungsschreiben plus drei Mahnungen) zu schreiben und eventuell unzählige weitere Male telefonisch an das Bezahlen der Rechnung zu erinnern kostet sehr viel Zeit und Mühe. Oft warten jüngere Selbständige mehr als ein Jahr, bis sie entschlossen die offenen Rechnungen eintreiben und dann kann es zu spät sein, wenn der Kunde schon Insolvenz angemeldet hat. Es hilft ein sogenanntes Forderungsmanagement. Das heißt nichts anderes, als sich einen klaren Weg zu überlegen, wie man grundsätzlich bei nicht bezahlten Rechnungen vorgeht.

Das Gesetz erlaubt ein schnelles Vorgehen:

Nach § 286 BGB kommt der Schuldner einer Geldforderung spätestens 30 Tage nach Erhalt der Rechnung automatisch in Verzug. Ab dem 31. Tag nach Erhalt der Rechnung kann ich zu einem Rechtsanwalt gehen, dessen Kosten sind Verzugsschaden, die der Kunde zahlen muss. Natürlich kann ich auch direkt das gerichtliche Mahnverfahren einleiten, die Kosten muss dann ebenfalls der Kunde tragen. Mir steht daneben der gesetzliche Verzugszins zu, der ist in § 288 BGB geregelt. Der gesetzliche Verzugszins beträgt 5 % oberhalb des sogenannten Basiszinssatzes gegenüber den Verbrauchern und 8 % oberhalb des Basiszinssatzes gegenüber Unternehmern. Verbraucher können nur Menschen sein. Juristische Personen, egal in welcher Rechtsform, ob Verein, Behörde oder GmbH sind nie Verbraucher, also immer Unternehmer. Menschen können aber gleichzeitig Verbraucher und Unternehmer sein. Unternehmer sind sie bei Geschäften, die ihre selbständige (und nur die) Tätigkeit betreffen, in allen anderen Geschäften sind sie Verbraucher. Den aktuellen Basiszinssatz kann man unter http://www.bundesbank.de/presse/presse_zinssaetze.php im Netz abrufen. Ab dem 01.07.2003 beträgt der Basiszinssatz 1,22 %. Verbraucher zahlen damit aktuell 6,22 % p.a. und Unternehmer 9,22 % p.a. an Verzugszins. Unter http://basiszinssatz.info/ findet sich ein kostenloser Zinsrechner, der einem die angefallenen Zinsen ausrechnet.

Es lässt sich nicht ausschließen, dass Rechnungen nicht bezahlt werden, es sei denn, der E-Lancer vereinbart und erhält das ganze Geld vorab. Aber das kann keiner durchsetzen. Man kann aber das Risiko vermindern, indem man sich seinen Kunden genau ansieht und bei schleppender Zahlungsmoral energisch nachsetzt, was nicht unfreundlich sein muss.

„Trau schau wem“ heißt es, aber ich kann niemandem am Gesicht ansehen, ob er meine Rechnung vielleicht nicht zahlen will oder kann. Habe ich Zweifel, dann kann ich versuchen seine Bonität zu prüfen. Das geht entgeltlich über die großen Wirtschaftsauskunfteien, z.B. den Creditreform e.V., wer einen guten Draht zu seiner Hausbank hat, der kann auch diese bitten, Informationen bei der Bank des Kunden einzuholen. Das hilft nur in den Fällen, bei denen es man tatsächlich mit einem bereits auffällig gewordenen Kunden zu tun hat. Denn weder die Wirtschaftsauskunfteien noch die Hausbank dürfen einen bloßen Verdacht mitteilen.

Um lange Wartezeiten beim Ausgleich der Rechnungen zu vermeiden, sollte sich jeder E-Lancer den Umgang mit offenen Forderungen zurecht legen. Folgende Punkte sind empfehlenswert:

· Zeitnah die Rechnungen schreiben; Wenn die Leistung erbracht ist, dann ist es auch Zeit für die Rechnung. Es gibt keinen Grund damit zu warten. Wer glaubt damit beim Kunden als raffgierig zu gelten, der irrt. Es ist im Gegenteil Ausdruck eines nachlässigen Geschäftsbetriebs, wenn die Rechnung spät kommt. Denn der Kunde kennt die Vereinbarung ja auch und erwartet im Zweifel die Rechnung. Die Rechnung sollte genau geprüft werden. Ist die Rechnung ungenau oder sogar falsch, nimmt der Kunde das vielleicht zum Anlass die Rechnung nicht zu zahlen.

· Zeitnah die Rechnungseingänge prüfen; Wer dem Kunden ein Zahlungsziel gesetzt hat, z.B. „zahlbar binnen 14 Tagen“, sollte sich intern die gleiche Frist setzen. Ist das Zahlungsziel verstrichen und auch eine weitere stillschweigende eigene „Schamfrist“ in der man noch nichts unternehmen will (die aber nicht länger als eine Woche dauern sollte), dann muss man handeln und nicht noch weiter auf den Zahlungseingang hoffen.

· Den Kunden an den Ausgleich der Rechnung erinnern; Erst ein Erinnerungsschreiben, danach die erste, zweite und dritte Mahnung. Das wird herkömmlich empfohlen, ist aber für den Betrieb des normalen E-Lancers viel zu umständlich. Nach dem Gesetz (§ 286 BGB) kommt der Schuldner einer Geldforderung automatisch 30 Tage nach Erhalt der Rechnung in Verzug. Eine Mahnung ist damit vor dem Gesetz überflüssig und dient nur noch als weitere Erinnerung des Kunden. Das kann man effektiver machen. Ein Erinnerungsschreiben ist sinnvoll, wenn der Kunde tatsächlich den Ausgleich der Rechnung vergessen hat (etwa: „Sicher ist Ihnen der Ausgleich meiner Rechnung vom... versehentlich durchgegangen“). Die Rechnung sollte dem Erinnerungsschreiben in Kopie beigefügt werden. Es sollte eine Frist formuliert werden. Das geht auch freundlich (z.B. „ich bitte sie den Rechnungsbetrag in den nächsten 10 Tagen auf mein Konto zu überweisen.“) Verstreicht diese Frist, kann man beim Kunden anrufen. Telefonisch sagt der dann regelmäßig die sofortige Überweisung zu, d.h. hier braucht man lediglich 3 bis 4 Tage zu warten, um zu wissen, ob der Kunde einen nur am Telefon vertröstet hat. Spätestens dann sollte man den Kunden in einem weiteren Schreiben auf den Zahlungsverzug ansprechen und nach den Gründen fragen.

· Den Kunden zum Anerkenntnis der Forderung auffordern; Oft zeigen Schuldner Zahlungsschwierigkeiten unter der Begründung an, dass sie selbst von ihren Kunden noch Forderungen eintreiben müssen, um die Forderung auszugleichen. Wer dann bereit ist, dem Kunden die Forderung zu stunden sollte unbedingt verlangen, dass dieser die Forderung vorbehaltlos anerkennt. Das hat zwei Wirkungen. Zum einen kann sich der Kunde danach nicht mehr darauf berufen, dass die Rechnung falsch oder die Leistung des E-Lancers schlecht war. Zum anderen unterbricht das Anerkenntnis die Verjährung. Das Anerkenntnis sollte schriftlich verlangt werden.

· Den Gerichtsweg einschlagen